Организация документооборота в отделе кадров учебного заведения

Введение 3

1 Дать определение понятия «документооборот». 6

2. Охарактеризовать документопотоки, составляющие документооборот организации. 10

3 Охарактеризовать особенности документооборота в отделе кадров учебного заведения. 16

Заключение 23

Список литературы 26

Актуальность темы. Период перехода к информационному обществу сопровождается информатизацией образования, в основе которой лежат новые технологии: в процессе хранения и обработки информации внедряются автоматизированные системы, основной частью которых являются новые информационные технологии.

Документооборот любой кафедры высшего образования является одним из самых трудоемких процессов, требующий значительных трудовых и временных затрат. Важно учитывать, что полное наличие правильно оформленных документов является одним из важнейших показателей успешной работы департамента в целом. Контрольные мероприятия Министерства образования, связанные с лицензированием и аккредитацией образовательного учреждения, включают, в первую очередь, проверку состояния документации его подразделений.

Основной нагрузкой для поддержки процессов отдела, связанных с документооборотом, являются методист отдела и руководитель. Как правило, каждый документ хранится на кафедре в двух формах: электронном - компьютерный файл на жестком диске компьютера кафедры и на бумажном носителе в печатном виде, сбрасывается в определенную папку документов в соответствии с принятой классификацией. При этом количество таких папок значительно, а количество хранимых документов как минимум на порядок больше.

Несмотря на строгую классификацию, поиск документов сопряжен с определенными трудностями. Причем это касается и поиска электронных копий документов. Поиск определенных разделов в документе - еще более трудоемкая задача. Особенно сложным является анализ и поиск информации в других источниках, имеющих логические и информационные связи с текущим документом.

Наиболее эффективным способом решения вышеуказанных проблем является разработка информационной системы на основе реляционной базы документов кафедры, которая автоматически поддерживает логическую связь и целостность данных, что значительно снижает вероятность ошибок при анализе информации, содержащейся в документах, и разработке новых документов на основе имеющейся информации.

В соответствии с темой дипломной работы изучается автоматизация процессов, связанных с документооборотом кафедры информатики нашего Института, что определяет ее актуальность.

Степень разработанности темы. В настоящее время тема документооборота учебных заведений разработана в значительной степени. Однако, документооборот кафедры, как правило, входит в единую систему управления информацией всего учебного заведения (ИСУ ВУЗ) как один из его элементов. Очевидно, разработка подобных систем для решения автономных задач кафедры крупными организациями не считается целесообразной. В результате, небольшие учебные заведения с числом студентов 1 - 2 человек, остаются вообще без систем электронного документооборота кафедр и других подразделений. Это позволяет сделать вывод о том, что степень разработанности темы нельзя считать полной и, соответственно имеет смысл продолжить исследования в этой области.

Целью данной работы является рассмотрение информационной системы автоматизации процесса документооборота вуза.

Задачи работы. Для достижения обозначенной цели требуется решить ряд задач:

1. Дать определение понятия «документооборот».

2. Охарактеризовать документопотоки, составляющие документооборот организации.

3. Охарактеризовать особенности документооборота в отделе кадров учебного заведения.

Объектом работы является процесс документооборота вуза.

Предметом работы является документооборот вуза.

Структура работы: введение, три пункта, заключение, список литературы