Роль документационного обеспечения управления в деятельности государственных органов.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СОВРЕМЕННЫХ СЛУЖБАХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.………………...…... 5

1.1. Практика организации документооборота в г. Оренбург………… 13

1.2. Нормативно - методическая база делопроизводства…………….. 15

1.3. Автоматизация документооборота в современных службах делопроизводства………………………………………………………………19

1.4. Виды документов и их классификация…………………………….20

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ЧТО ПРЕДЪЯВЛЯЮТСЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………………...30

2.1. Формуляр документа, его основные реквизиты и их характеристика…………………………………………………………………..30

2.2. Требования к оформлению текста документов…………………….41

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………46

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………...50

ВВЕДЕНИЕ

Касательно аспекта повседневной жизни, в деятельной сфере любой организации или предприятия в целом, складываются и вращаются необходимые документы, целью которых является фиксирование и передача информации. Данная информация служит необходимостью для осуществления управленческой функции. Именно благодаря обиходу документов обеспечивается реализация данных функций. В документах определяются планы деятельности заданного учреждения, фиксируются учётные и отчётные показатели и тому подобное. С помощью документов производятся процессы систематизации и каталогизации управленческой информации, а так же, контроль выполнения управленческих решений. Здесь же, определяются формы и сроки хранения документов, которые имеют высокую значимость на сферу влияния эффективности управления в целом. Следовательно, назревает вывод, что документ представляет собой средство управленческой деятельности.

Понятие «документационного обеспечения управления», получившее аббревиатуру «ДОУ», взяло отсчётную точку своего появления в научной и учебной методической литературе примерно в конце 1970-х года. В это время активно велась работа над созданием автоматизированных систем управления. И здесь же, по аналогии с другими сроками автоматизированной системы управления возникли термины «программное обеспечение» (ПО), «информационное обеспечение», «математическое обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и прочее. Аббревиатура «ДОУ» имела широкий спектр употребления тогда, когда речь заходила непосредственным образом о компьютерных технологиях в работе с документами. Таким образом, следуя логической цепочке фактов и размышлений, понятие «делопроизводства» как такого, употреблялось тогда, когда речь велась непосредственно об организационной работе с документами. На сегодняшний день аббревиатура «ДОУ» понимает под собой деятельность специальных работников или подразделов, касающихся создания документационно - информационной базы на различных носителях. Что служит цели использования этой информации управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Процесс организации работы со служебными документами представляет перед нашим взором организованность процессов документооборота, формирования дел, а так же, хранение служебных документов и их непосредственное использование в текущей деятельности субъектом делопроизводства. Здесь так же имеет место быть создание условий, обеспечивающих движение, поиски и хранение документов в делопроизводстве. К данной организации документов относятся: прием, регистрация, распределение, контроль исполнения, а так же, формирование дел, справочно-поисковая работа по ним, подготовка документов к их дальнейшему хранению в архивах государственных служб и предприятий, сохранению и использованию документов в будущем.

Таким образом, мы получаем стабильное понятие документооборота, как движения служебных документов начиная от начального этапа их создания или получения от субъекта делопроизводства, до конечного времени завершения их исполнения, отправки или, в крайнем, необходимом случае, - уничтожения.

В документах, управленческая отрасль деятельности находи своё отражение. С помощью них осуществляется ряд, присущих им, различных функций, среди которых мы можем отметить такие как: материально-техническое обеспечение; ценообразование; организационно-распорядительная функция и тому подобное.

Возможности воспроизведения документов в нынешнее время воистину многогранно. Начиная от перфоленты, бумаги, фотоплёнки, к примеру, к магнитной ленте, дискете, перфокарте. Обращаясь к практической стороне деятельности государственных учреждений, организаций и предприятий, стоит рассмотреть использование в обиходе текстовых документов, информация на которых записывается рукописным, машинописным и типографским способами.

Объект исследования: Роль документационного обеспечение управления в государственной деятельности.

Предмет исследования: оптимизация документационного обеспечения управления путем внедрения системы электронного документооборота.

Целью курсовой работы является построение информационной модели предприятия и разработка мероприятий по эффективному внедрению системы электронного документооборота.

Задание исследования:

• выполнить анализ состояния и перспектив документационного обеспечения отрасли и возможностей информатизации;

• выучить организационную структуру предприятия;

• обнаружить виды документов и документопотоки, которые циркулируют на предприятии;

• предложить систему электронного документооборота согласно к оптимальной организационной и документационной модели деятельности предприятия;

• разработать мероприятия по внедрению системы электронного документооборота, оценить возможность их реализации в имеющихся организационных условиях.

Во время работы над курсовой были использованы работы данных авторов: Корнеева И.К., Матвиенко О.В., Андреевой В.И., Кирсановой М.В., и других.